Cách dùng mailing trong word 2013

     

Trộn thư(mail merge) vào Word 2013, là cách làm tác dụng nhất so với cách truyền thống cuội nguồn gõ văn bản từng thư mời, dễ dàng sai sót, gặp mặt lỗi. Tuy vậy tính năng hơi rất bổ ích nhưng có tương đối nhiều bạn không biết đến khả năng trộn thư này. Vì vậy, từ bây giờ mình sẽ hướng dẫn biện pháp trộn thư vào Word 2013 một phương pháp dễ dàng. Chúng ta hãy cùng công ty chúng tôi theo dõi nội dung bài viết bên dưới nhé.

Bạn đang xem: Cách dùng mailing trong word 2013

Hướng dẫn bí quyết trộn thư trong Word 2013

1.Giới thiệu sơ lược về tính chất năng Mail Merge trong Word

Trộn thư hay có cách gọi khác là Mail Merge, là một tính năng bao gồm sẵn trong Microsoft từ số đông phiên bản rất lâu, trường đoản cú version 2003 đến version 2019. Kỹ năng này đã giúp cho quá trình soạn thảo văn bạn dạng để nhờ cất hộ thư mời được trở yêu cầu chanh chóng, tiết kiệm thời hạn đáng kể, vậy vì buộc phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Bởi vì vậy, một số bạn khi đã nghe biết tính năng này trong word thì các bạn đó khôn xiết thích sử dụng. Trong bài này, mình sẽ hướng dẫn tiến hành cách trộn thư vào word phiên phiên bản 2013.


2.Hướng dẫn cách trộn thư vào word 2013.

Giả sử họ có chủng loại thư mời gồm những thông tin về: chúng ta tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh như hình mặt dưới.

cách trộn thư vào Word 2013

Và file tài liệu excel như sau:

*
cách trộn thư trong Word 2013

Cách thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Mở chủng loại thư mời, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 2: xuất hiện hộp thoại Mail Merge sinh hoạt phía bên cần Word, các các bạn sẽ có 5 chọn lọc như sau.

*
cách trộn thư trong Word 2013Letters: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mục

Tùy vào yêu cầu sử dụng mà các bạn chọn kĩ năng tương ứng, thường gặp mặt nhất vẫn là Letters (thư mời).

Tiếp theo các bạn nhấn Next: Starting Document để tới cách tiếp theo.

Bước 3: Tiếp tục, họ sẽ tất cả 3 chọn lựa như hình.

*
cách trộn thư trong Word 2013Use the current ducument: sử dụng văn bạn dạng hiện tạiStart from a template: bước đầu 1 bạn dạng mẫuStart from existing document: bắt đầu từ 1 văn bạn dạng có sẵn mà các bạn chưa mở lên

Như sống trên họ đã bao gồm sẵn chủng loại thư mời buộc phải sẽ lựa chọn Use the current ducument với nhấn lựa chọn Next: Select recipient.

Bước 4: Tiếp theo, họ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng hàng, và chúng ta cũng bao gồm 3 lựa chọn.

*
cách trộn thư trong Word 2013Use an existing list: Sử dụng list có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng list trên OutlookType a new list: tạo ra danh sách mới

Thông thường thì bọn họ đã tạo thành sẵn list rồi cùng thường thực hiện file excel làm danh sách, chúng ta chọn Use an existing list cùng nhấn vào Browse nhằm trỏ tới file danh sách.

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 5: hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.

Xem thêm: Cách Xi Nhan Xe Máy Cực Chuẩn, Giá Cạnh Tranh, Với Nhiều, Cách Xi Nhan Xe Máy Đúng Cách

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 6: họ sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có một số lựa chọn.

*
cách trộn thư trong Word 2013Sort: sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào những trường hợpFilter: lọc ra phần đông danh sách cần thiết trong list dàiFind duplicates: tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: xác thực địa chỉ

Thông thường chúng ta sử dụng nhân tài sort, tiếp nối là filter nhằm lọc lại tài liệu cần thiết.

Giả sử tại chỗ này mình lọc thử dữ liệu, chỉ mời những khách nam nữ là Nam và năm sinh to hơn hoặc = 1988.

cách trộn thư trong Word 2013

Chúng ta vẫn thử xem kết quả, nếu vừa ý nhấn OK, còn nếu như bạn không ước ao lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa không còn lọc và trở về danh sách mặc định ban đầu.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 8: tiếp tục nhấn Next: Write your letter.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 9: Tại cách này bọn họ sẽ chọn More items để xử lý.

cách trộn thư trong Word 2013

Cụ thể, chúng ta nhấn bé trỏ con chuột vào vị trí bắt buộc chèn trên mẫu thư với những trường tương ứng, rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 10: sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau, đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bước đầu trộn thư.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 11: sau khoản thời gian trộn thư xong, bạn có thể xem trước kết quả bằng phương pháp click vào những mũi thương hiệu trước sau để xem kết quả. Nếu tất cả đã chủ yếu xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 12: Cuối cùng, họ đã ngừng việc trộn thư trong Word 2013, các chúng ta có thể chọn 2 chắt lọc sau.

Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Lưu ý: Trong tệp tin Excel nên làm chứa nội dung nên trộn, trong dòng thứ nhất trong Excel, chỉ có chứa tiêu đề các trường ko chứa dòng trống phía bên trên để vấn đề trộn thư diễn ra công dụng hơn. Tùy theo nhu cầu, các chúng ta có thể in toàn bộ các thư mời giỏi xem lại và sửa đổi lại các thông tin làm thế nào để cho chính xác.

Như vậy, tôi đã hướng dẫn kết thúc cách trộn thư trong word 2013. Hy vọng, với bài viết này sẽ giúp chúng ta làm việc kết quả hơn, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời rộng trong công việc của mình. Nếu chúng ta có bất cứ thắc mắc nào thì nên để bình luận phía bên dưới nhé.